Reservas una cita, la apuntas, y tres días después el cliente no aparece. No porque no quisiera venir: porque se le olvidó. Un recordatorio a tiempo recupera esa hora, y escribirlo bien es más fácil de lo que parece.
Aquí tienes plantillas listas para copiar, por WhatsApp y por SMS según tu negocio, más un par de cosas que conviene saber antes de mandarlas.
Qué lleva un buen mensaje de recordatorio de cita
Un recordatorio que funciona cabe en cuatro líneas y contesta de un vistazo a lo que el cliente necesita saber: quién le escribe, cuándo es la cita y qué hacer si no puede venir.
- El nombre del negocio, primero. Un mensaje que empieza con "Hola, te recordamos tu cita" y no dice de dónde, acaba en la papelera.
- Día y hora en grande. Es lo único que el cliente va a mirar.
- Una salida fácil. Si no puede venir, dile cómo avisar. Un plantón avisado con tiempo es una hora que vuelves a vender.
El tono, el tuyo de siempre. Si en tu peluquería tuteas, tutea; si en la clínica tratáis de usted, mantenlo. El recordatorio no es un formulario.
Cuándo enviar el recordatorio de cita
Con un mensaje ya ganas mucho, y con dos rematas:
- 24 horas antes. El punto dulce. Da margen para reorganizar si alguien cancela, y está lo bastante cerca como para que el cliente ya tenga el plan en la cabeza.
- El mismo día por la mañana, opcional. Para citas que se cogieron con semanas de antelación, un segundo toque unas horas antes no sobra.
Mandarlo con una semana de antelación no sirve: para cuando llega el día, ya se olvidó otra vez.
Plantillas de recordatorio de cita por WhatsApp
WhatsApp es donde la gente lee de verdad, y donde puede contestarte al momento. Copia, cambia lo que va entre llaves y a correr.
Peluquería o estética
Hola {nombre} 👋 Te recordamos tu cita en {negocio} mañana {día} a las {hora}, para {servicio}. Si no puedes venir, avísanos por aquí y lo movemos. ¡Te esperamos!
Clínica o dentista
Hola {nombre}, le recordamos su cita en {negocio} el {día} a las {hora} con {profesional}. Si necesita cambiarla, responda a este mensaje y le buscamos otro hueco. Un saludo.
Restaurante
¡Hola {nombre}! Te confirmamos tu mesa en {negocio} el {día} a las {hora}, para {personas}. Si cambian los planes, escríbenos y la liberamos. ¡Nos vemos!
Plantillas por SMS
Si mandas SMS no tienes espacio para adornos, así que al grano:
Recordatorio corto
{negocio}: te recordamos tu cita el {día} a las {hora}. Para cancelar, llama al {teléfono}.
Con confirmación
{negocio}: cita el {día} a las {hora}. Responde SÍ para confirmar o NO para anular.
Cómo pedir la confirmación sin sonar pesado
La diferencia entre "te recordamos tu cita" y "responde SÍ para confirmar" es enorme: la segunda te dice, antes de que llegue el día, quién viene y quién no. Con eso puedes tirar de la lista de espera o mover la agenda a tiempo.
Dos reglas para que no cante a plantilla:
- Pide una sola cosa. Un "responde SÍ o NO", no un cuestionario.
- Deja claro que responder cancela sin líos. La gente no avisa porque le da apuro; quítale el apuro.
Para confirmar tu cita, responde SÍ si vienes o NO si no puedes. Sin explicaciones y sin problema.
Los fallos que hacen que nadie conteste
- No decir quién eres. Un número desconocido con un "recuerda tu cita" da mala espina y nadie contesta.
- Mandarlo demasiado pronto. Una semana antes no sirve de nada.
- Escribir una parrafada. Si hay que hacer scroll, no se lee.
- No dar salida. Si el cliente no sabe cómo cancelar, no cancela: simplemente no aparece.
Automatiza los recordatorios y olvídate
Todo esto está muy bien hasta que tienes cuarenta citas a la semana y te toca copiar, pegar y cambiar nombres uno por uno. Ahí es donde se cae la cosa: el día que vas con prisa, no lo mandas, y es justo el día que alguien falta.
En Reservaria el recordatorio sale solo. El sistema mira las citas del día siguiente y le escribe a cada cliente por el mismo canal por el que reservó, sea WhatsApp o Telegram, con su nombre, la hora, el servicio y el localizador. Aquí no hay un "responde SÍ o NO": como va por chat, el cliente responde con normalidad ("el jueves no puedo, ¿lo movemos?") y la cita se cancela o se cambia ahí mismo, así que la hora vuelve a quedar libre a tiempo. Tú, mientras, a lo tuyo.
Así funcionan las Citas de Reservaria para clínicas y para peluquerías y barberías: tú te olvidas del copia y pega, y el cliente no se queda sin su aviso.
